Referenz Anwaltskanzlei Leonhard & Imig
1969 gründete Dr. Götz Leonhard in Bergisch-Gladbach die Kanzlei Leonhard & Imig. Die Sozietät, heute bestehend aus fünf Fachanwälten und -anwältinnen, bietet Privatpersonen und Unternehmen Unterstützung in allen Rechtsfragen des Arbeits- und Sozialrechts, Familien- und Erbrechts, Miet- und Wohnungseigentumsrechts, Bau- und Architektenrechts, allgemeinen Vertrags- und Forderungsrechts, Verkehrsrechts und Medizinrechts. Das Haus genießt heute bei seinen Mandanten:innen auch überregional einen ausgezeichneten Ruf.
Zum Erfolg der Kanzlei trägt neben ihrer hohen fachlichen Kompetenz auch eine moderne IT-Ausstattung bei, die modernste Technologien einbezieht. So setzt das Unternehmen auf eine konsequente Digitalisierung sämtlicher Papierunterlagen. In dem Dokumentenmanagementprozess kommt ein Epson WorkForce DS-790WN Einzugsscanner zum Einsatz, der von einer Branchensoftware für Anwaltskanzleien des Anbieters RA-MICRO gesteuert wird.
Andreas Maria Klein, Fachanwalt für Arbeitsrecht und seit mehr als 30 Jahren Partner der Kanzlei, erklärt: „Die Zeit bleibt nicht stehen und wir arbeiten seit 2019 – praktisch zeitgleich mit Beginn der Coronapandemie – nur noch mit elektronischen Dokumenten.“ Zu dieser Entscheidung trug nicht nur der Wunsch nach einer einfachen, sicheren Handhabung sämtlicher Unterlagen bei, sondern auch eine geltende gesetzliche Regelung. Nach ihr sind alle in Deutschland zugelassenen Rechtsanwälte und Rechtsanwältinnen verpflichtet, ein besonderes elektronisches Anwaltspostfach (beA) zur sicheren digitalen Kommunikation zwischen den Akteuren des Rechtsverkehrs bereitzustellen. Klein erklärt: „Schon seit dem 1. Januar 2018 bestand eine passive Nutzungspflicht dieses ‚beA‘, aber seit 2022 gilt es generell. Seitdem sind wir umfassend verpflichtet, Dokumente im Rechtsverkehr nur noch elektronisch zu übermitteln.“
Obwohl zwischen den verschiedenen juristischen Stellen wie beispielsweise Kanzleien und Gerichten nur noch eine digitale Kommunikation stattfindet, gilt dies nicht für den Briefwechsel mit Mandanten:innen. Klein weiter: „Am einfachsten wäre es zwar für uns, wenn wir nur noch Videokonferenzen abhielten und nötige Unterlagen wie beispielsweise Verträge als PDF-Datei erhielten. Das ist aber leider nicht immer möglich, daher benötigten wir auf unserer Seite ebenfalls eine zuverlässige, schnelle und sichere Methode, eingehende Papierdokumente zu digitalisieren.“
Andreas Maria Klein, Fachanwalt für Arbeitsrecht und seit mehr als 30 Jahren Partner der Kanzlei, ist von dem Epson Scanner überzeugt.
Der große Touchscreen des Epson WorkForce DS-790WN erlaubt eine intuitive Bedienung und schnellen Zugriff auf alle Funktionen.
Eine ‚papiernere‘ Arbeitsmethode machte es schwierig, sämtliche Unterlagen eines Falles stets auf dem neuesten Stand zu halten und nicht den Überblick zu verlieren. Im Strafrecht beispielsweise können Ermittlungsakten oder auch Beschlüsse leicht einen Umfang von 100 Seiten und mehr besitzen und es kann sogar vorkommen, dass aufgrund bestimmter Arbeitsabläufe manche Teile davon mehrfach vorhanden sind. Selbst einfache Suchen nach beispielsweise Aussagen oder Beweismitteln sind daher aufwändig und fehleranfällig. Heute jedoch werden alle Dokumente digitalisiert und nach ihrem Inhalt in passende Abschnitte gegliedert. So entstehen handliche PDF-Dateien, die sich leicht verteilen, kopieren, durchsuchen und auch archivieren lassen. Mächtige, komfortable Funktionen sowie ein völlig transparentes Archivierungssystem sorgen dafür, dass Anwälte:innen selbst nach Jahren auch in umfangreichen Akten nicht den Überblick verlieren.
Nicole Clahsen, Assistenz der Anwaltskanzlei Leonhard & Imig, erläutert den üblichen Vorgang bei der Digitalisierung von Papierdokumenten: „Viele externe Stellen wie beispielsweise Mandanten:innen sind nicht beA-pflichtig, und sie schicken uns ihre Unterlagen daher einfach per Briefpost zu. Sofort nach ihrem Eingang scannen wir mit dem Epson WorkForce Scanner alles Material in einem Rutsch ein, um es anschließend per Knopfdruck in die elektronische Akte zu verschieben. Mit den Unterlagen in Papierform belasten wir uns nicht weiter und schicken sie nach dem Vorgang wieder an den Absender zurück.“
Der Epson WorkForce DS-790WN arbeitet leise und ist sehr kompakt. Aus diesem Grund ist seine Platzierung auch direkt neben Arbeitsplätzen unproblematisch.
Im Laufe dieses Workflows digitalisiert die Kanzlei heute mit ihrem Epson WorkForce DS-790WN etwa 7.000 Seiten pro Jahr. Auch besitzt der Epson WorkForce DS-790WN für die unterschiedlichen Scanaufgaben spezielle Arbeitsprofile, um die Digitalisierung und Verarbeitung der Dokumente weiter zu vereinfachen. Sein großer Touchscreen erleichtert dabei die Auswahl der passenden Funktionen. Clahsen dazu: „Je nach Scanprofil erkennt das Gerät schon während der Arbeit, ob es sich um einen Textabschnitt in Schwarzweiß handelt oder beispielsweise um ein farbiges Beweisfoto. Und je nach Einstellung wird die Aufnahme dann automatisch angepasst.“ Auf diese Weise erhält die Kanzlei immer ein optimales Scanresultat, was unabdingbar ist für eine akkurate Beurteilung von Fotos und Logos, aber auch für eine konstant gute Erkennbarkeit von zum Beispiel handgeschriebenen Passagen und Skizzen.
Die Anwaltskanzlei Leonhard&Imig verlässt sich bei der Digitalisierung seiner Papierdokumente auf den Epson WorkForce DS-790WN.
„Ich arbeite gerne mit dem Epson Scanner,“ sagt Clahsen. „Er ist leise, kompakt und stört mich nicht, obwohl er direkt neben meinem Arbeitsplatz steht.“ Deshalb ist der Zugriff auf ihn sehr einfach, sodass sich ein zeitaufwändiger Gang zu dem großen Kopierer erübrigt. Auch das Papierhandling des Epson WorkForce DS-790WN verdient sich in der Kanzlei gute Noten. Clahsen dazu: „Oft füttere ich ihn gleichzeitig mit Dokumenten verschiedener Formate und Dicken. So scanne ich beispielsweise Spesenrechnungen und andere Quittungen direkt vor oder nach normalen DIN-A4-Seiten und er muckt nicht mal. Dieses Gesamtpaket, bestehend aus der Software von RA-MICRO und dem Epson WorkForce DS-790WN Scanner, liefert mir genau die Mischung aus manuellen und automatischen Funktionen, die ich für meine Arbeit möchte und brauche.“
Über den Epson WorkForce DS-790WN Einzugsscanner
Der Epson WorkForce DS-790WN ist ein auf hohe Scangeschwindigkeit ausgelegter DIN-A4-Duplex-Netzwerkscanner. Dank seines großen, 10,9 cm messenden Touchscreens ist eine schnelle, intuitive Bedienung des Geräts möglich. Auf diese Weise sind auch ohne Zugriff auf einen Computer eine Fülle von Funktionen durchführbar. So sind auf Knopfdruck die Separierung und Speicherung von Scans in unterschiedlichen Postfächern möglich. Auch unterstützt der Epson WorkForce DS-790WN das LDAP-Protokoll. Ausgefeilte Funktionen zur Authentifizierung von Nutzern wie beispielsweise eine ID-Karte, Anmeldeinformationen oder PIN-Codes verhindern dabei einen unbefugten Zugriff.
Sein Scanvolumen von bis zu 7.000 Seiten pro Tag, integrierte Sensoren zur Vermeidung von Schäden an den Dokumenten während des Scans und zur Vermeidung von Papierstaus und Doppeleinzügen erhöhen die Zuverlässigkeit des Geräts weiter.
Über RA-MICRO:
Seit über 30 Jahren tragen Softwarepakete von RA-MICRO deutschlandweit zum Erfolg großer und kleiner Kanzleien bei. Auf diesem Erfahrungsschatz aufbauend bietet das Unternehmen heute eine große Auswahl moderner, individueller Lösungen für ein effizientes Kanzleimanagement. Alle RA-MICRO-Produkte werden dabei ebenfalls auf eine intuitive Bedienung, Sicherheit und leichte Integration in den Kanzleialltag hin entwickelt. Ihre konsequente Ausrichtung auf einen praxisorientierten Einsatz hin erleichtert die Verwaltungsarbeit enorm und sorgt dank spürbarer Kosten- und Zeitersparnis für eine hohe Effizienz.
Die stetige Optimierung und Anpassung aller Anwendungen an neue Technologien halten sie immer auf dem neuesten Stand. So ermöglicht beispielsweise die neue RA-MICRO-App in Verbindung mit modernen Cloud-Lösungen von überall und jederzeit den sicheren Zugriff auf alle Dokumente – sowohl in der Kanzlei als auch bei Gericht und von unterwegs.
