Anwenderbericht von LEONHARD & IMIG RECHTSANWÄLTE
Die RA-MICRO vCloud-Lösung bietet Anwälten und Kanzleien eine moderne und flexible Arbeitsweise durch einen sicheren, verschlüsselten und ortsunabhängigen Zugriff auf alle Kanzleidaten.
Unser Interviewpartner Leonhard & Imig Rechtsanwälte ist eine renommierte Traditionskanzlei in Bergisch Gladbach, die seit 50 Jahren ein umfangreiches Portfolio an Rechtsgebieten mit hohen Qualitätsstandards abdeckt. Wir sprachen mit RA Andreas Maria Klein.
Herr Klein, wir sprechen heute über die Nutzung der RA-MICRO vCloud und die Veränderungen Ihres Arbeitsalltags durch den Einsatz der Cloud-Lösung. Wie lange nutzen Sie bereits RA-MICRO und wann sind Sie in der Kanzlei auf die vCloud umgestiegen?
RA-MICRO nutzen wir seit mindestens 23 Jahren. Die Umstellung unserer Daten auf die vCloud-Lösung haben wir zum Jahreswechsel 2019 vor rund 9 Monaten mit RA-MICRO Köln durchgeführt.
Aus welchen Gründen haben Sie sich für einen Wechsel in die RA-MICRO vCloud entschieden?
Das hatte mehrere Aspekte, einer der größten bestand allerdings ganz klar in der Datensicherheit. Wir sind vor einigen Jahren sehr sensibel gegenüber diesem Thema geworden, da wir als ISO-zertifizierte Kanzlei besonders großen Wert auf die Sicherheit der Daten legen müssen. Herkömmliche Vorkehrungen wie Firewalls und tägliche Backups sind sehr zeit- und kostenintensiv, daher haben wir nach einer besseren und beständigeren Lösung für mehr Sicherheit gesucht. Die vCloud-Lösung von RA-MICRO bietet uns genau diesen Komfort. Wenn ich auf die RA-MICRO vCloud zugreifen möchte, logge ich mich ganz einfach in das Rechenzentrum über einen – ich nenne es „Sicherheitstunnel“ – ein. Wenn ich den Sicherheitstunnel wieder verlasse, komme ich an die Daten nicht mehr ran, so weiß ich genau, dass ich jederzeit datenschutzkonform arbeite und meine Verbindung geschützt ist. Darüber hinaus kam der Anschub für die Umstellung durch die Flexibilität der anwaltlichen Arbeit. Ich kann weltweit sofort auf alle Akten und Datensätze zugreifen, meine Sprachnotizen ablegen oder über meine mobilen Geräte Dokumente abrufen. Dieser Komfort ist für mich ein echter Zuwachs an Lebensqualität.
Hatten Sich auch Bedenken gegen den Wechsel in die Cloud ergeben?
Natürlich fragen sich viele zu Beginn was mit all den Daten passiert und wie anfällig diese z.B. für Hackerangriffe sind. Ich hatte diesbezüglich allerdings keine Bedenken, da unsere Daten in zwei Rechenzentren innerhalb Deutschlands in einer „Private Cloud“ liegen. Das bedeutet, wir haben dort als Kanzlei einen eigenen gesicherten Bereich mit eigenen Ressourcen. Das macht Hackerangriffe und Fremdzugriffe natürlich viel schwieriger als bei stationären Servern. Man bemerkt hier auch ein gewisses Altersgefälle, unsere jungen Kollegen hatten beispielsweise keinerlei Bedenken und waren sehr begeistert über die neugewonnene Mobilität und Flexibilität.
Sie sprechen von Mobilität und Flexibilität. Wie hat sich Ihre Arbeitsweise seit der Einführung der RA-MICRO vCloud noch verändert?
Mobilität ist ein sehr großes Thema für uns. Das Zusammenspiel aus RA-MICRO und der digitalen Webakte funktioniert sehr gut, sodass man unterwegs, vor Gericht oder auch zu Hause auf alles zugreifen kann ohne einen Stapel Unterlagen mit sich zu tragen. Dieser Zugriff funktioniert übrigens auch für unsere Mandanten oder Sachverständigen, die so immer den aktuellsten Stand der Akten einsehen können. Das erleichtert nicht nur die Arbeit, sondern macht sie auch deutlich effizienter.
Als Anwalt möchte man sich keine Gedanken über Hardware und IT machen. Inwiefern ist das Auslagern Ihrer IT ins RA-MICRO Rechenzentrum eine Entlastung für Sie und Ihre Kanzlei?
Natürlich müssen wir auch den Kostenfaktor im Auge behalten. Die Wartungs-, Update- und Stromkosten für ein lokales, elektronisches Datenverarbeitungssystem sind hoch. Auch muss die Hardware regelmäßig erneuernd ausgetauscht werden. Durch die Umstellung auf die RA-MICRO vCloud haben wir nun ein Full-Service-Paket mit fixen, transparent durchkalkulierten monatlichen Kosten. Ich weiß, dass mein System immer auf dem neusten Stand ist, die Daten sicher gespeichert werden und ein Support rund um die Uhr mögliche Probleme beheben kann. Außerdem merke ich, dass die Stabilität jederzeit gewährleistet wird. Unser System stürzt nicht ab, birgt keine Fehler und ist sehr verlässlich. Darüber hinaus ist die Geschwindigkeit des Zugriffs gestiegen, was sich in der Zufriedenheit und Produktivität unserer Mitarbeiter bemerkbar macht. Auch das gesamte plattform- und betriebssystemunabhängige Arbeiten ist einfach genial.
Wie verlief der Umstellungsprozess und wie viel Zeit mussten Sie dafür investieren?
Ehrlich gesagt habe ich den Prozess kaum wahrgenommen, er verlief größtenteils innerhalb eines Wochenendes, sodass ich gleich danach mit der vCloud starten konnte. Wir wurden von RA-MICRO Köln in die Funktionalitäten eingearbeitet, sodass der Umgewöhnungsprozess für mich bereits binnen weniger Stunden abgeschlossen war.
Würden Sie Ihren Anwaltskollegen den Umstieg in die vCloud empfehlen?
Definitiv. Manchmal frage ich mich, warum wir nicht schon früher umgestellt haben. Ich kann nur allen Kollegen mitgeben, dass man keine Angst „vor der Cloud“ haben muss. Das Gegenteil ist der Fall, RA-MICRO vCloud bietet uns mehr Datensicherheit als lokale Server. Seit der Umstellung wurde uns viel im Arbeitsalltag erleichtert. Je effizienter und produktiver man arbeiten kann, desto mehr Umsatz kann man generieren.