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Elektronischer Rechtsverkehr – Verordnung der Bundesregierung verabschiedet

Bei der nächsten Bundesratssitzung am 3. November soll der Bundesrat der neuen Verordnung zustimmen, die sowohl die technischen Rahmenbedingungen des elektronischen Rechtsverkehrs als auch das besondere elektronische Behördenpostfach zum Gegenstand hat.

Bereits am 20. September wurde die Verordnung von der Bundesregierung beschlossen. Die Verordnung, die amtlich ERVV heißen wird, soll am 01. Januar 2018 in Kraft treten, gleichzeitig mit der Verpflichtung für Anwälte, Eingänge in ihrem besonderen elektronischen Anwaltspostfach (beA) zur Kenntnis zu nehmen. Die ERVV soll für die meisten Landes- und Bundesgerichte gelten. Wie bei vorherigen Verordnungen stellt die Strafgerichtsbarkeit eine Ausnahme dar. Aktuell angewandte Verordnungen verlieren zum 01. Januar 2018 ihre Gültigkeit. Besondere Vorschriften gelten dabei für Mahnanträge und Vollstreckungsverfahren.

Regelungen in der ERVV

Das größte Ziel der ERVV ist es, die Vielzahl aktuell bestehender Verordnungen abzulösen und die technischen Rahmenbedingungen im elektronischen Rechtsverkehr zu vereinheitlichen. Im alltäglichen Umgang mit dem elektronischen Rechtsverkehr sind besonders die Regelungen zu Anlagen und Schriftsätzen von Bedeutung. Diese dürfen in Zukunft nur noch als PDF-Dateien bei Gerichten eingereicht werden. Beweismittel, die als Ton- oder Filmdatei vorliegen, stellen eine Ausnahme dar und dürfen weiterhin in ihrem ursprünglichen Format versandt werden. Dokumente, die im PDF-Format nicht verlustfrei dargestellt werden können, dürfen im TIFF-Format übermittelt werden. Gerade für Grafiken ist dies relevant.

Zusätzlich sieht die Verordnung vor, dass PDF-Dokumente durchsuchbar sein müssen, sofern dies technisch möglich ist. Da Texterkennungssoftware besonders bei handschriftlichen Notizen nicht immer eindeutige Ergebnisse liefert, ist die Einschränkung der technischen Machbarkeit wichtig. Offen bleibt allerdings, welche Anstrengungen unternommen werden müssen, um die Durchsuchbarkeit zu ermöglichen. Für diese Bestimmung wird eine Übergangszeit bis zum 30. Juni 2018 eingeräumt.

Die Verordnung behandelt auch den Umgang mit Dateinamen, wenn auch nicht als verpflichtende Vorschrift. So soll der Dateiname den Inhalt schlagwortartig wiedergeben und bei mehreren Dokumenten mit einer Nummerierung versehen sein. Eine Zurückweisung der Dokumente bei abweichender Benennung wird es aber nicht geben.

Die Festlegung auf PDF und TIFF als einzig zulässige Dateiformate ist für eine Vereinheitlichung des Rechtsverkehrs nützlich, allerdings wäre eine Ausweitung auf alternative Dateiformate für die Praxis sinnvoll gewesen. Denn es wäre für die Gerichte und auch die Anwaltschaft zeitlich effizienter, würden Dokumente in ihrem ursprünglichen Format versendet und anschließend von den Gerichten in das für sie notwendige Format umgewandelt werden. Zudem ist die Anlagengröße pro Nachricht begrenzt, weshalb die Zulässigkeit von JPEG- und anderen komprimierbaren Formaten sinnvoll wäre, um eine Aufspaltung auf mehrere Nachrichten oder den Rückgriff auf Papierdokumente zu vermeiden.

Änderungen zu Signatur und Dokumentenanlage

Eine Neuerung enthält die ERVV zu elektronischen Signaturen. Eine Container-Signatur, also eine einzige elektronische Signatur für mehrere zusammengefasste elektronische Dokumente, ist nicht mehr zulässig. Eine Ausnahme stellen Dokumente dar, die von Dritten mit einer Container-Signatur unterzeichnet wurden. Eigene Dokumente müssen allerdings jeweils eine separate Signatur erhalten – Hier kommt Anwälten das beA zu gute, denn hier ist eine Stapelsignaturfunktion integriert.

Beim Versand elektronischer Dokumente muss laut ERVV zusätzlich ein maschinenlesbarer XML-Datensatz beigefügt werden. Der Datensatz umfasst unter anderem die Bezeichnung des Gerichts und der Parteien sowie das Aktenzeichen. Für Gerichtsverfahren bleibt weiterhin die Angabe im elektronischen Dokument entscheidend, allerdings darf der XML-Datensatz nur im Ausnahmefall fehlen, etwa wenn in dringenden Angelegenheiten die Daten nicht rechtzeitig zusammengestellt werden können. Um die Umsetzung dieser Soll-Vorschrift zu gewährleisten, werden Kanzleisoftwares und das beA die Erzeugung von XML-Datensätzen unterstützen.

Was in der ERVV fehlt, ist ein Identifizierungsverfahren für natürliche Personen. Nach wie vor kann jeder ohne Nachweis seiner Identität am elektronischen Rechtsverkehr teilnehmen. Eine Identifizierung, wie für die Behördenpostfächer, wäre eine sinnvolle Ergänzung für die Zukunft.

Fazit

Manche Punkte der Verordnung bedeuten für den Arbeitsalltag in Kanzleien sicher einige Umstellungen. Dennoch ist die ERVV ein wichtiger Schritt hin zu einem bundesweit einheitlichen und damit effizienteren Rechtsverkehr. Softwareanwendungen für Kanzleien und das beA können bei der Umstellung und Umsetzung der Regelungen eine hilfreiche Stütze sein.