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Vorteile von bea und dem digitalen workflow

Signieren, scannen und digitalisieren

OpenLimit CC Sign Batch 25 – Signatursoftware

Zur aktiven Nutzung des beA ist es in vielen Fällen notwendig, ein Dokument mit einer sog. qualifizierten elektronischen Signatur (qeS) zu versehen.

Dies ist u. a. in folgenden Fällen zwingend erforderlich:

  • Rechtsanwalt signiert und Mitarbeiterin versendet mit Mitarbeiterkarte oder Softwarezertifikat
  • Rechtsanwalt signiert in Vertretung für einen Kollegen
  • Im Verwaltungsverfahren ist teilweise Schriftform (z. B. bei Einreichung von Widersprüchen) angeordnet
  • bestimmte materiell-rechtliche Erfordernisse gem. ZPO
  • Nutzung des elektronischen Mahnverfahrens
  • ….

Mit OpenLimit CC Sign Batch25 können Sie qualifizierte und fortgeschrittene Signaturen erzeugen. Die qualifizierte elektronische Signatur ist der manuellen Unterschrift rechtlich gleichgestellt. Ihre Dokumente können innerhalb von RA-MICRO elektronisch signiert werden. Dazu wird die beA-Rechtsanwaltskarte mit aufgeladener qualifizierter Signatur, die entsprechende PIN und ein Kartenlesegerät benötigt. In der von uns vertriebenen Version Batch 25 ist eine entsprechende Stapelsignatur von bis zu 25 Dokumenten mit einem einmaligen Vorgang möglich. Dies erspart dem Rechtsanwalt natürlich Zeit. OpenLimit ist als Einzelarbeitsplatz- sowie Terminalserver-/Cloudversion verfügbar.

OpenLimit entspricht den Anforderungen des deutschen Signaturgesetzes (SigG) sowie der Verordnung zur elektronischen Signatur (SigV) und der neuen eIDAS-Verordnung.

Omnipage Ultimate – Umwandlung von texterkannten Dokumenten

Sie wollen das beA aktiv zum Versand von Dokumenten an die Gerichte/Behörden sowie ihre Kollegen nutzen?

Dann ist die Verwendung einer OCR-Software zwingend notwendig. Das beA verlangt die Übermittlung von barrierefreien (texterkannten/OCR) PDF/A*-Dokumenten. Für die innerhalb von RA-Micro erstellten Word-Dokumente erfolgt eine Umwandlung mit bordeigenen Mitteln. Damit auch vom Mandanten oder anderen Dritten der Kanzlei zur Verfügung gestellte Dokumente in ein texterkanntes PDF/A-Dokument umgewandelt werden können, wird eine professionelle OCR-Lösung benötigt. Dies kann mit Omnipage Ultimate umgesetzt werden. Nach Installation der Software erfolgt die Umwandlung im Hintergrund automatisch und bedarf keinerlei Eingreifens mehr durch den Anwender.

Außerdem können Sie

  • nach Umwandlung von Dokumenten diese auch im Zuge der Volltextsuche von RA-Micro nutzen
  • aus texterkannten PDF/A-Dokumenten auch Passagen herauskopieren, um sie z. B. in einen Schriftsatz einzufügen

* PDF/A ist ein Dateiformat zur Langzeitarchivierung digitaler Dokumente, das von der International Organization for Standardization (ISO) als Teilmenge des Portable Document Format (PDF) genormt wurde. Die Norm legt fest, wie die Elemente der zugrundeliegenden PDF-Versionen im Hinblick auf die Langzeitarchivierung verwendet werden müssen. Dabei gibt es sowohl zwingend vorgeschriebene als auch nicht zugelassene Bestandteile.

Warum jetzt aktiv ins beA/digitaler Workflow einsteigen?

Im Zuge der aktuellen Coronakrise arbeiten viele Rechtsanwälte und Mitarbeiter im HomeOffice. Da bietet es sich natürlich an, das Thema beA nicht weiter auf die lange Bank zu schieben, sondern nunmehr aktiv anzugehen. Die Vorteile hierfür liegen auf der Hand:

  • kein Ausdruck von Schriftsätzen/Abschriften sowie der Anlagen notwendig
  • innerhalb von RA-MICRO kann das beA für den Versand an Behörden/Gericht sowie alle Rechtsanwälte in Deutschland, das elektronische Mahnverfahren, die Beantwortung von elektronischen Empfangsbekenntnissen sowie den Zwangsvollstreckungsauftrag und den Pfändungs- und Überweisungsbeschluss genutzt werden
  • Signieren (unterschreiben) elektronisch möglich mit beA-Signaturkarte
  • Versand durch Mitarbeiter mit Softwarezertifikat oder beA-Mitarbeiterkarte
  • Dokumente können elektronisch innerhalb der Kanzlei mit Verfügungen/Notizen an den ausführenden Mitarbeiter versandt werden = kein Papier mehr notwendig

Gerne überprüfen wir für Sie kostenlos, welche vorbereitenden Maßnahmen in Ihrer Kanzlei hierfür noch notwendig sind.