Arbeitsabläufe als wichtigstes Thema

Die Erwartungen an KI sind hoch. Anwendungen können umfangreiche Inhalte zusammenfassen, Informationen schneller auffindbar machen, Sachverhalte strukturieren oder erste Ergebnisse für die weitere Bearbeitung vorbereiten. Damit treffen sie einen Bereich, in dem Kanzleien täglich viel Zeit aufwenden: den Umgang mit Akten, Dokumenten und Wissen.

Ein zusätzlicher Zugang zu KI allein verändert jedoch noch keinen Arbeitsablauf. Der Nutzen entsteht erst, wenn die Anwendung an der richtigen Stelle im Prozess eingesetzt wird. Dafür muss klar sein, woher die benötigten Informationen kommen, wer das Ergebnis prüft und wie es anschließend weiterverarbeitet wird.

Das klingt zunächst nach Organisation und weniger nach Technologie. Genau das ist der Punkt. KI arbeitet nicht außerhalb der Kanzlei, sondern innerhalb ihrer bestehenden Strukturen. Je besser digitale Akte, Kanzleisoftware und Zuständigkeiten zusammenspielen, desto leichter lässt sich eine neue Funktion sinnvoll in den Alltag einbinden.

Warum gute Kanzleiorganisation vor dem KI-Einsatz beginnt

Kanzleiorganisation umfasst weit mehr als die Auswahl einer Software. Sie bestimmt, wie ein Mandat aufgenommen wird, wo Informationen abgelegt werden, wie Aufgaben weitergegeben werden und an welcher Stelle eine fachliche Kontrolle erfolgt. Diese Abläufe entscheiden darüber, ob KI wirklich Zeit spart oder lediglich einen weiteren Arbeitsschritt erzeugt.

Ein Beispiel: Eine Zusammenfassung hilft nur, wenn die richtigen Dokumente vollständig vorliegen und das Ergebnis anschließend in der Akte weiterverarbeitet werden kann. Eine schnelle Recherche bringt wenig, wenn unklar bleibt, wer Fundstellen und Aussagen prüft. Auch ein guter Entwurf entlastet nur dann, wenn er in einen definierten Freigabeprozess eingebunden ist.

Deshalb sollten Kanzleien nicht mit der Frage beginnen, welches KI-Tool sie anschaffen möchten. Sinnvoller ist der Blick auf die Aufgaben, bei denen heute besonders viel Such-, Abstimmungs- oder Vorbereitungsaufwand entsteht. Erst danach lässt sich beurteilen, welche technische Unterstützung dazu passt.

Fünf Fragen vor dem Einsatz von KI in der Kanzlei

1. Welche konkrete Aufgabe soll leichter werden?

„Wir möchten KI einsetzen“ ist noch kein Arbeitsauftrag. Ein geeigneter Einstieg ist eine klar abgegrenzte Tätigkeit, etwa das Erfassen umfangreicher Dokumente, das Strukturieren von Akteninhalten, die Vorbereitung einer Recherche oder die Zusammenfassung eines Sachverhalts.

Je genauer die Aufgabe beschrieben ist, desto besser lässt sich später bewerten, ob die Anwendung wirklich entlastet. Gleichzeitig bleibt der Test überschaubar. Die Kanzlei muss nicht sofort ihre gesamte Arbeitsweise verändern, sondern kann Erfahrungen an einem konkreten Anwendungsfall sammeln.

2. Wo liegen die benötigten Informationen?

KI kann nur mit den Informationen arbeiten, die ihr im vorgesehenen Rahmen zur Verfügung stehen. Für Kanzleien wird damit die Qualität ihrer digitalen Ablage wichtig. Sind Dokumente vollständig in der E-Akte vorhanden? Werden Bezeichnungen einheitlich verwendet? Finden Mitarbeitende relevante Inhalte ohne Umwege?

Eine strukturierte digitale Akte verbessert nicht nur die Arbeit mit KI. Sie erleichtert auch Vertretungen, Rückfragen und die Zusammenarbeit im Team. Die Einführung von KI kann deshalb ein guter Anlass sein, bestehende Ablagen und Workflows genauer anzusehen.

3. Wer prüft das Ergebnis und trägt die Verantwortung?

KI-Ergebnisse benötigen eine fachliche Prüfung. Die Bundesrechtsanwaltskammer weist in ihrem Leitfaden zur KI-Nutzung unter anderem auf mögliche fehlerhafte oder verzerrte Ausgaben hin. Außerdem nennt sie Prüfungs- und Kontrollpflichten, die anwaltliche Verschwiegenheit sowie Transparenzpflichten als wichtige Themen.

Für die Kanzleiorganisation bedeutet das: Zuständigkeiten müssen auch beim Einsatz von KI eindeutig bleiben. Das Team sollte wissen, welche Ergebnisse geprüft werden, wer diese Prüfung übernimmt und welche Inhalte nicht ungeprüft weiterverwendet werden dürfen.

4. Welche Regeln und Kenntnisse braucht das Team?

Der sinnvolle Einsatz von KI ist keine Aufgabe für eine einzelne technikaffine Person. Mitarbeitende benötigen verständliche Regeln für zulässige Einsatzfelder, den Umgang mit Daten und die Kontrolle von Ergebnissen. Ebenso wichtig ist ein gemeinsames Verständnis dafür, was die eingesetzte Anwendung leisten soll und wo ihre Grenzen liegen.

Auch die europäische KI-Verordnung, der AI Act, macht KI-Kompetenz zu einem Organisationsthema. Bei entsprechenden Maßnahmen sind unter anderem technische Kenntnisse, Erfahrung, Ausbildung und der konkrete Einsatzkontext zu berücksichtigen. Für Kanzleien spricht das für praxisnahe Schulungen und klare interne Vorgaben statt einer rein technischen Freischaltung.

5. Passt die technische Umgebung zum geplanten Ablauf?

Sobald Anwendungen, Akten und Dokumente an verschiedenen Arbeitsorten verfügbar sein sollen, wird die technische Infrastruktur Teil der Organisationsfrage. Eine Cloud-Lösung ist dabei kein automatischer Bestandteil jedes KI-Projekts. Sie ist aber meistens der passende Rahmen, wenn Kanzleiteams im Büro, im Homeoffice oder unterwegs auf dieselbe Arbeitsumgebung zugreifen sollen.

Entscheidend bleibt die konkrete Ausgangslage. Eine Kanzlei mit funktionierender lokaler Infrastruktur hat andere Anforderungen als ein Team mit mehreren Standorten oder regelmäßigem mobilem Zugriff.

Datenschutz und Verschwiegenheit gehören in den Prozess

Wer nach „KI in der Anwaltskanzlei“ sucht, stößt schnell auf Fragen zum Datenschutz. Diese Fragen lassen sich nicht mit einem allgemeinen Gütesiegel beantworten. Relevant ist unter anderem der vorgesehene Zweck, die verarbeiteten Daten, der Anbieter, die technischen Einstellungen und die internen Regeln der Kanzlei.

Datenschutz sollte deshalb nicht erst geprüft werden, wenn ein Tool bereits im Einsatz ist. Er gehört in die Auswahl und Gestaltung des Workflows. So lässt sich früh klären, welche Daten verarbeitet werden dürfen, welche Zugriffsrechte nötig sind und an welcher Stelle eine menschliche Kontrolle vorgesehen ist.

KI sinnvoll einführen: vom Arbeitsablauf zum passenden Werkzeug

Den Ist-Zustand ehrlich aufnehmen

Am Anfang steht eine einfache Bestandsaufnahme. Welche Tätigkeiten wiederholen sich häufig? Wo suchen Mitarbeitende lange nach Informationen? An welchen Stellen entstehen Rückfragen oder doppelte Arbeit? Dabei geht es nicht darum, jeden Prozess sofort neu zu gestalten. Zunächst reicht ein realistisches Bild des heutigen Ablaufs.

Einen überschaubaren Anwendungsfall auswählen

Ein begrenzter Test liefert mehr Erkenntnisse als eine groß angelegte Einführung ohne klares Ziel. Geeignet sind Aufgaben mit wiederkehrendem Ablauf und einem Ergebnis, das sich gut prüfen lässt. Das erleichtert den Vergleich zwischen bisherigem Vorgehen und neuer Unterstützung.

Prüfung und Weiterverarbeitung festlegen

Schon vor dem Test sollte feststehen, wie mit dem Ergebnis gearbeitet wird. Wer prüft es? Wo wird es gespeichert? Darf es direkt in die weitere Bearbeitung einfließen oder braucht es eine zusätzliche Freigabe? Diese Fragen verwandeln eine einzelne KI-Funktion in einen belastbaren Kanzlei-Workflow.

Das Team früh einbeziehen

Mitarbeitende kennen die täglichen Umwege oft genauer als jede Prozessbeschreibung. Ihre Erfahrung hilft bei der Auswahl geeigneter Einsatzfelder und zeigt schnell, ob eine neue Lösung im Alltag praktikabel ist. Gleichzeitig steigt die Sicherheit, wenn alle Beteiligten dieselben Regeln kennen.

Nach einer Testphase gezielt auswerten

Die wichtigste Kennzahl ist nicht die Zahl erzeugter Texte oder Zusammenfassungen. Entscheidend ist, ob die Kanzlei bei der gewählten Aufgabe Zeit spart, Informationen zuverlässiger findet und die Qualität der Bearbeitung beibehält. Erst wenn das gelingt, lohnt sich der Blick auf weitere Anwendungsfälle.

RA EXPO Köln

Von der RA-EXPO in Köln nehmen wir ein deutliches Interesse an KI mit.

Ebenso deutlich war der Wunsch nach Lösungen, die zum tatsächlichen Kanzleialltag passen und sich verlässlich in vorhandene Abläufe einfügen.

Wir nehmen aus Köln viele Fragen und unterschiedliche Perspektiven mit. Sie bestätigen, dass KI, Kanzleiorganisation und technische Infrastruktur nicht getrennt betrachtet werden sollten. Nicht jede Kanzlei braucht denselben nächsten Schritt. Jede Kanzlei braucht jedoch Klarheit darüber, welches Problem sie lösen möchte.

Vielen Dank an alle Besucherinnen und Besucher, die sich Zeit für den Austausch genommen haben. Ein besonderer Dank gilt unserem gesamten Team. Von der Vorbereitung über den Aufbau bis zu den Gesprächen am Stand haben viele Kolleginnen und Kollegen dazu beigetragen, dass wir so positiv auf die RA EXPO zurückblicken.

Der nächste Schritt beginnt mit der eigenen Kanzlei

KI ist kein Selbstzweck. Sie soll an einer konkreten Stelle im Kanzleialltag unterstützen. Wer vor der Auswahl einer Anwendung die eigenen Prozesse, Daten und Zuständigkeiten betrachtet, schafft dafür eine belastbare Grundlage.

Sie möchten klären, wo Ihre Kanzlei heute steht und welcher nächste Schritt sinnvoll ist? Im kostenlosen Kanzleicheck betrachten wir Ihre bestehende IT und Kanzleiorganisation und ordnen gemeinsam ein, wo digitale Workflows, Cloud oder KI sinnvoll ansetzen können.